Manfaat dan Fungsi Menggunakan Sistem Informasi Manajemen bagi Kepegawaian

Sumber daya manusia merupakan bagian terpenting dalam pelaksanaan fungsi dan tugas suatu instansi, perusahaan ataupun perguruan tinggi. Fungsi esensial manajemen sumber daya manusia adalah memastikan agar organisasi dapat mencapai tujuan-tujuan strategisnya dengan memiliki sumber daya manusia yang dapat diandalkan untuk memenuhi kebutuhan instansi secara kuantitas maupun kualitas.

Pengelolaan aspek manajemen sumber daya manusia dalam sebuah instansi atau perusahaan dapat dikelola dan dilaksanakan dengan optimal, pengelolaan yang dilakukan secara konvensional sudah tidak efektif dan efisien pada saat ini. Untuk memenuhi kebutuhan tersebut, maka harus dikembangkannya suatu sistem informasi manajemen kepegawaian yang handal.

Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian merupakan suatu sistem informasi manajemen yang berfungsi untuk mengelola data, manajemen dan administrasi kepegawaian sebuah instansi, perguruan tinggi ataupun perusahaan.

Aplikasi Simpeg menjadi solusi tepat bagi sebuah instansi, perusahaan ataupun perguruan tinggi dalam mengatasi masalah manajemen kepegawaian. Tujuan Implementasi Aplikasi Simpeg adalah dapat terwujudnya suatu sistem informasi manajemen yang berintegrasi dalam suatu jaringan komputer yang mampu menghasilkan informasi yang bermutu untuk menunjang pengambilan keputusan manajemen kepegawaian di lingkungan instansi. Kegiatan ini juga mendukung proses bisnis serta kelangsungan sebuah instansi, perusahaan, ataupun perguruan tinggi.

Oleh karena itu, komitmen sebuah instansi untuk menjalankan Sistem Informasi Manajemen haruslah sangat tinggi agar proses yang terjadi dilantai produksi menjadi menguntungkan bagi pengguna.

Manfaat sistem informasi manajemen kepegawaian, antara lain:

1. Mendapatkan informasi tentang keadaan pegawai (Profil Kepegawaian) yang cepat dan akurat
2. Pembuatan Laporan dapat mudah dikerjakan.
3. Mengetahui Pegawai yang akan naik pangkat dan yang akan mendapat kenaikan gaji berkala
4. Memudahkan suatu pekerjaan yang berhubungan dengan kepegawaian seperti angka kredit pegawai
5. Dapat merencanakan penyebaran (mutasi) pegawai sesuai pendidikan dan kompetensinya
6. Merencanakan Kebutuhan Pegawai (Neraca Kebutuhan Pegawai)
7. Memudahkan pemantauan jatah cuti
8. Memudahkan dalam pengelolaan beban kerja kepada pegawai
9. Memudahkan dalam presensi dan penggajian pegawai
10. Serta memudahkan dalam prekrutan pegawai

Fungsi sistem informasi manajemen kepegawaian, antara lain

1. Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat ·
2. Mewujudkan data kepegawaian yang mutakhir dan terintegrasi.
3. Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan SDM
4. Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.
5. Memperbaiki produktivitas SDM dalam perusahaan
6. Menyediakan Informasi Pegawai yang akurat untuk keperluan perencanaan, pengembangan, kesejahteraan dan pengendalian pegawai
7. Membantu Kelancaran pekerjaan di bidang kepegawaian, terutama dalam pembuatan laporan

Fitur yang Wajib Ada Pada Simpeg

Jika instansi atau perusahaan anda menggunakan Aplikasi Simpeg, anda pasti mendapat banyak manfaat dan banyak fitur yang tersedia untuk menunjang kebutuhah pegawai di perusahaan anda, dan fitur-fitur tambahan yang ingin disesuiakan. Berikut beberapa fitur itu:

1. Fitur Data Pegawai

Fitur Data Pegawai, menampilkan semua detail data (data pribadi, keluarga, riwayat pendidikan, riwayat pangkat, riwayat jabatan akademik, riwayat jabatan structural, riwayat penelitian, riwayat pengabdian masyarakan, penghargaan, sertifikat, pelatihan, tugas kelembagaan dan sebagainya).

Pada fitur ini setiap pegawai bisa melakukan insert/ edit data kemudian divalidasi oleh bagian kepegawaian.

2. Fitur Permohonan Cuti Fitur

Pengajuan Cuti, setiap pegawai bisa mengajukan cuti secara online kemudian akan dilakukan proses persetujuan oleh atasan berupa notifikasi email dan selanjutnya divalidasi oleh bagian kepegawaian.

3. Fitur Kenaikan Berkala Fitur Kenaikan Berkala sistem akan melakukan proses otomatis pengecekan dan pengajuan kenaikan pangkat berkala dan gaji berkala pegawai.

4. Fitur Penilaian Kinerja Pegawai

Fitur Penilaian Kinerja Pegawai, proses penilaian yang terdapat pada Aplikasi Simpeg. Namun terkadang tiap institusi mempunyai proses penilaian kinerja pegawai yang khusus sehingga dalam fitur ini perlu penyesuaian alur proses penilaian kinerja pegawai sesuai institusi yang ada.

5. Fitur Presensi Pegawai

Fitur Presensi Pegawai, merupakan fasilitas untuk menampilkan daftar presensi pegawai baik setiap hari atau rekap per bulan. Fitur ini juga dilengkapi dengan proses penarikan data dari mesin Presensi seperti Mesin Fingerprint, Handkey dan sebagainya.

6. Fitur Rekrutmen Pegawai

Fitur Rekrutmen Pegawai, tiap Unit Kerja bisa melakukan untuk membuka lowongan kerja sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan. Pelamar yang melamar untuk selanjutnya bisa melakuan proses seleksi pegawai mulai dari proses administrasi, psikotes sampai diangkat menjadi pegawai baru.

7. Fitur Payroll/ Penggajian

Fitur Payroll/ Penggajian, fitur ini adalah fitur yang sangat berguna bagi institusi untuk melakukan manajemen payroll. Dalam fitur ini terdapat proses perhitungan komponen-komponen gaji seperti gaji pokok, tunjangan, lembur, honor, potongan, pinjaman dan pajak.

8. Fitur Angka Kredit Pegawai

Fitur Angka Kredit, mencatat angka kredit pegawai. Dalam fitur ini juga dilengkapi dengan fasilitas simulasi perhitungan nilai per periode.

9. Fitur Beban Kerja Pegawai

Fitur Beban Kerja Pegawai, pegawai melakukan input rubrik beban kerja pegawai kemudian dilakukan penilaian.

Kelebihan Aplikasi Simpeg di suatu perusahaan

Aplikasi Simpeg yang berbasis web, sehingga bisa diakses dari manapun melalui jaringan internet.

1. Disertai dengan keamanan data dan pencatatan log user yang melakukan transaksi aplikasi. Sehingga lebih aman dan bisa dilakuan proses monitoring dan kontrol data.
2. Terdapat menu laporan yang bisa dikonversi tipe dokumen menjadi dokumen word, excel dan pdf.
3. Fitur pencarian data dan sorting data tiap halaman, sehingga memudahkan user untuk melakukan pencarian data yang diinginkan serta sorting data.
4. Aplikasi yang dikembangkan saat ini sudah support Mobile Responsive Website sehingga bisa dibuka melalui Smartphone dengan tampilan yang responsive

Kesimpulan Pemanfaatan sistem informasi manajemen kepegawaian dapat membantu dan mempermudah pengguna dalam hal ini pegawai bagian operasional, pimpinan dan pihak yang membutuhkan data dalam penyajian informasi data kepegawaian. Dengan hal ini karyawan suatu perushaan akan lebih mudah untuk mengakses informasi tentang data pribadi mereka maupun informasi yang berkaitan kepegawaian.