5 Tips yang Perlu Diperhatikan Sebelum Menggunakan Absensi Pegawai Online

Aplikasi absensi online mobile saat ini tengah digandrungi oleh banyak perusahaan di indonesia. Hal ini tidak terlepas dari beberapa faktor. Salah satunya faktor yang cukup berpengaruh adalah covid 19. Hingga kini belum ada kepastian tentang kapan indonesia akan terbebas dari pandemi covid 19 ini. Meskipun telah 8 bulan berlalu sejak kasus pertama muncul, namun untuk angka infeksi dari virus corona ini terbilang tinggi.

Bahkan hingga kini masih belum muncul tanda – tanda penurunannya.  Sehingga tidak heran jika masyarakat dihimbau untuk selalu berjaga – jaga untuk melindungi tubuhnya dengan 3M. Yakni memakai masker, mencuci tangan, serta menjaga jarak). Mereka pun juga menganjurkan kita untuk melakukan 3T (tracing, resting, treatment) yang dijalankan secara benar adalah solusi paling efektif menurunkan penyebaran virus. Meskipun begitu, ada kabar baiknya juga dimana saat ini telah banyak perusahaan yang menerapkan physical distancing dengan skema pembatasan karyawan.

Melalui metode shift kerja di kantor atau dengan kombinasi WFH dan WFO.  Metode ini dilakukan secara bergiliran. Hal ini dilakukan sebagai jalan tengah untuk mempertahankan kegiatan bisnis di tengah pandemi sekaligus melindungi kesehatan karyawan.  Dikarenakan skema ini, penggunaan tool untuk monitoring kinerja dan absensi pegawai oleh perusahaan pun semakin meningkat.

Aplikasi absensi dan kehadiran online memang dibutuhkan untuk menggantikan mesin fingerprint. Karena penggunaan fingerprint ini beresiko menyebarkan virus lewat sentuhan jari pada scanner. Untuk yang belum tahu fingerprint ini adalah perangkat stationary yang tidak mendukung sistem bekerja rumah. Sedangkan aplikasi absensi online mobile ini terbebas dari resiko kontaminasi virus dan dapat digunakan dimana saja.

adirnya aplikasi absensi online terbaik yang dilengkapi dengan teknologi sistem pemosisi (GPS). Untuk melacak titik dimana karyawan melaporkan kehadiran.  Karena berjalan di aplikasi android dan IOS, maka aplikasi ini sangat fleksibel.  Untuk melaporkan kehadiran, maka karyawan pun cukup berfoto selfie dengan kamera smartphone dan sistem absensi kehadiran karyawan online. Tentu saja memiliki kemampuan untuk verifikasi berbasis data face recognition.

Tersedianya teknologi GPS dan biometric tidak memungkinkan kecurangan karena langsung mencatat dan menyimpan data absensi di server cloud. Dengan memakai aplikasi absensi online mobile ini, karyawan atau siapa pun tidak mungkin melakukan manipulasi mengubah data absensi. Karena data digital tersebut dienkripsi dan tersimpan di server penyedia aplikasi. Menggunakan aplikasi ini, karyawan yang bekerja mobile bisa menghemat banyak waktu tanpa perlu datang ke kantor.  Hanya untuk absen lalu kembali lagi di tempat mereka bertugas.

5 Hal Penting Sebelum Menerapkan Aplikasi Absensi Online untuk Karyawan

Sehingga daripada membuang waktu di jalan, maka karyawan bisa lebih produktif dengan fokus ditempat mereka dan mencatat kehadiran lewat aplikasi absensi online mobile. Bagi anda yang berencana untuk menggunakan aplikasi absensi pegawai online, tentu ada beberapa persiapan yang harus dilakukan perusahaan sebelum menggunakan aplikasi absensi online mobile antaranya:

1. Dana untuk implementasi

Sebelum anda mengimplementasi aplikasi absensi online mobile pada perusahaan anda. Maka jangan lupa untuk menyiapkan dana implementasi.  Dimana dana yang anda siapkan ini biasanya meliputi biaya implementasi awal. Selain itu biaya kustomisasi sesuai dengan keperluan perusahaan anda. Terdapat biaya perbaikan dan perawatan pasca implementasi.

2. Sosialisasi kebijakan kepada pegawai

Setelah semua selesai untuk disusun. Maka jangan lupa untuk melakukan sosialisasi kebijakan karyawan. Dimana anda harus memberikan pengarahan mengenai penggunaan aplikasi absensi online mobile dan perhitungan gaji serta bonus. Yang mana akan anda terima. Selain itu jangan lupa untuk melakukan percobaan selama beberapa waktu untuk kemudian menjadi bahan evaluasi kebijakan. Yang mana sudah anda susun sebelumnya.

3. Pastikan akun khusus perusahaan

Nah, saat anda ingin menggunakan aplikasi absensi online mobile ini maka pastikan anda telah menyiapkan akun. Akun ini khusus untuk aplikasi mobile untuk perusahaan, username, dan kata sandi admin untuk mempermudah dan pengamanan data.

4. Kebijakan perusahaan yang mendukung

Bahkan sebelum anda benar – benar memutuskan untuk menggunakan aplikasi absensi online mobile ini. Pastikan kebijakan perusahaan anda ini sudah menyiapkan kebijakan yang mendukung. Misalnya saja radius jarak untuk melakukan absen. Apabila jika tidak beberapa hari pegawai bisa melakukan remote working selama satu bulan. Selain itu jam masuk, jam keluar, serta perhitungan gaji hingga bonus. Maka kebanyakan sistem aplikasi absensi online mobile yang ada akan menyesuaikan kebijakan terkait kehadiran karyawan masing – masing.

5. Jaringan internet yang memadai

Selain beberapa hal di atas, pastikan anda memiliki jaringan internet yang memadai.  Dengan mempersiapkan infrastruktur TIK yang kuat. Sama seperti halnya jaringan internet yang memadai. Dikarenakan lantaran kebanyakan aplikasi absensi online mobile berbasis online dan menggunakan cloud. Maka perlu jaringan internet stabil untuk bisa mengoperasikan aplikasi dengan baik.

Keuntungan Menggunakan Aplikasi Absensi Online untuk Perusahaan

Bagi anda yang saat ini sedang mencari penyedia aplikasi absensi online mobile yang bagus dan berpengalaman dengan harga terjangkau. Kami sarankan anda bekerja sama dengan Talenta. Talenta ini adalah aplikasi absensi online untuk karyawan berbasis online untuk segala jenis bisnis.

Aplikasi yang kami tawarkan ini sudah dilengkapi dengan GPS, membuat karyawan tetap bisa melakukan absen meski sedang bekerja di rumah. Kelebihan dari aplikasi absensi online mobile ini adalah anda dapat mengatur sendiri titik lokasi check in dan check out karyawan anda.

Aplikasi ini sangat cocok digunakan oleh perusahaan yang telah menerapkan shift kerja lebih dari satu.  Anda pun dapat membuat jadwal shift kerja secara otomatis setiap bulannya. Dengan begitu sebagai HRD anda tidak akan perlu susah – susah mengatur perputaran shift. Karena semua sudah dilakukan secara otomatis. Berikut ini sejumlah keuntungan yang bisa dirasakan secara langsung oleh karyawan pun manajemen perusahaan diantaranya;

1. Data tersaji secara akurat

Aplikasi absensi online mobile ini membantu HRD dalam menyajikan database akurat.  Mulai dari pengajuan cuti, hingga kehadiran dll.

2. Anti ribet

Karyawan pun tidak perlu sampai kantor untuk absen. Dalam radius yang sudah ditentukan oleh perusahaan. Dimana karyawan bisa melakukan absen. Hal ini pun sama saat perusahaan menerapkan kebijakan remote working. Maka karyawan tanpa khawatir bisa melakukan absen meskipun dari rumahnya menggunakan smartphone.

3. Memotong anggaran operasional

Perusahaan yang menyediakan mesin absen di kantor. Karena sudah dilakukan secara online melalui smartphone karyawan.  Maka biaya untuk pengadaan mesin absen ini begitu terasa jika perusahaan memiliki banyak cabang di berbagai lokasi maupun kota.

Sehingga dapat disimpulkan jika aplikasi absensi online ini dapat dilakukan kapan saja serta dimana saja. Jika merasa aplikasi absensi online mobile ini dibutuhkan dalam perusahaan anda. Maka silakan konsultasikan kebutuhan perusahaan anda secara gratis dengan mengunjungi link berikut ini https://www.talenta.co